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Outils collaboratifs pour la HES-SO

Dans le cadre de l’évolution des outils informatiques à l’usage de la HES-SO, celle-ci a envisagé l’opportunité de travailler avec un outil collaboratif qui lui permettrait, ainsi qu’à tous ses partenaires (par exemple membres de commissions), de partager de manière efficiente et sans contraintes géographiques les documents de travail.

Ce mandat a consisté à effectuer une étude comparative de plusieurs solutions, en se basant sur les besoins des utilisateurs, afin de choisir la plate-forme la plus appropriée.

Par outils collaboratifs, la HES-SO entend des outils basés sur une technologie WEB « permettant de disposer d’espaces de mise à disposition et de partage d’information et de documents entre un groupe de personnes ».

Les fonctionnalités de tels systèmes peuvent être fort vastes, mais nous nous sommes principalement focalisés sur :

  • Communication interpersonnelle : messagerie électronique – forum de discussion – news
  • Mémoire de groupe : publication, partage, catégorisation et versioning de documents partagés – notification automatique de mise à jour – e-learning
  • Espaces collaboratifs : création en self-service, avec possibilité de gérer des sous-espaces de travail privés – Blogs – Wiki - Collaboration : messagerie instantanée (chat, etc.) – réunions électroniques – vidéoconférence – partage d’applications – édition conjointe de documents – tableau blanc (partage de zones vierges) – sondage en ligne
  • Coordination : calendrier partagé – coordination de projet - Automatisation de processus : workflow
  • Sécurité : gestion des membres, des droits d’accès, etc.
  • Accès : travail en mode déconnecté – accès depuis des terminaux mobiles, etc.